企業のビジネス環境が変化する中、代表電話の廃止が注目を集めています。
柔軟性が求められる今、新しい選択肢を模索する企業が増えています。
本記事では、代表電話を廃止することによるメリットとデメリットや、代替システムをご紹介します。
ぜひ、最後までご覧ください。
代表電話である固定電話を廃止する企業が増えた理由
近年、企業の多くが代表電話を廃止する動きを見せています。
この傾向にはいくつかの理由が影響しています。
現代、テレワークの普及によりオフィス以外の場所で業務を行う企業が増加しています。
従来の代表電話は固定電話が多くオフィスに設置してあるため、社員が電話対応のために休日でもオフィスに出社する必要がありました。
代表電話を廃止にすることで、社員は電話対応のためにオフィスに出社する必要がありません。
さらに、新しい拠点を開設する場合や逆に拠点を縮小する場合、従来の電話回線だと手続きが発生します。
固定電話を廃止にすることで、番号の増減の手続きをする必要がありません。
こういった理由から、代表電話を廃止にする企業が増えている状況です。
代表電話を廃止にするメリット
代表電話を廃止にするメリットは、以下の通りです。
電話対応のために出社する必要がなくなる
一つ目は、電話対応のために出社する必要がなくなる点です。
かつては、オフィス内に代表電話があったため、休日でも当番制で社員がオフィスに出社し、電話対応を行う必要がありました。
しかし、近年ではテレワークを導入する企業も増えたため、会社に出社しない働き方が増えました。
代表電話である固定電話を廃止にすることで、社員はオフィスに出社せず自宅で仕事ができます。
電話の取次ぎがなくなる
二つ目は、電話の取次ぎ業務がなくなる点です。
従来では、代表電話に着信があると対応可能な社員が電話を取り、要件を聞く必要があります。
自分宛ではない内容だった場合、適切な部署に引き継がなければなりません。
もし、担当者が不在だった場合は伝言を預かる必要があるため、しっかりヒアリングしなければ伝達漏れが発生する可能性もあります。
代表電話である固定電話を廃止にすることで、各担当者へチャットやメール機能など別の連絡手段で直接連絡が入るため電話の取次ぎ業務がなくなります。
事業の拡大・縮小に柔軟に対応ができる
三つ目は、事業の拡大・縮小に柔軟に対応ができる点です。
固定電話の場合、新しい拠点を開設したり事業所を移転する際など、その都度書類の手続きや電話線を引いたり専用機器の準備が必要です。
実際の作業には専門業者に来てもらうため、時間も手間もかかってしまいます。
しかし、固定電話を廃止にすることで、事業の拡大や縮小が発生した場合でも電話回線の手続きは不要なので、手間や時間はかかりません。
代表電話を廃止にすることによるデメリット
メリットをお伝えしましたが、廃止にすることによるデメリットもあります。
以下で詳しくご紹介します。
機械損失が起こりうる可能性がある
一つ目は、機械損失が起こりうる可能性がある点です。
かつてはクライアントや顧客とのやり取りが発生する場合、電話が多かったため会話でのコミュニケーションが中心となり、相手は自らの要望や疑問を直接伝えることができました。
また、新たなクライアントなど、企業にとってプラスの利益になるような内容も電話でやり取りすることがありました。
しかし、固定電話を廃止にすることで直接電話のコミュニケーションがなくなるため、感情や状況に対する柔軟な対応が難しく、顧客のニーズに十分に応えられない場合があります。
また、企業にとっての利益になる提案も直接聞くことができず、せっかくの機会を逃してしまう可能性もあります。
各種契約時に使える電話番号がなくなる
二つ目は、各種法人との契約時に使用する電話番号がなくなるという点です。
企業はビジネス展開において各法人との取引や契約時に、契約書などの記載が発生します。
その際に連絡が取れる番号を開示する必要があります。
しかし、代表電話を廃止することにより使える番号がなくなってしまいます。
予め別のつながる番号を用意しなければ、場合によっては契約が進みづらくなる可能性もあります。
プライベート用の電話番号を伝える可能性がある
三つ目は、プライベート用の電話番号を伝える可能性がある点です。
企業が代表電話を廃止し、各社員ごとに個別で電話を受ける仕組みに移行する場合、それぞれに専用の電話番号が必要となります。
しかし、専用の番号がすぐに用意できない場合、社員が自身のプライベート用の電話番号を相手に伝える可能性があります。
休日でも仕事の着信が入った際には対応しなければいけないため、ビジネスとプライベートの境界が曖昧になり、ワークライフバランスが損なわれる可能性もあります。
会社の代表電話を廃止せず、代替となるシステムは？
会社の代表電話を廃止することによるデメリットをお伝えしましたが、代表電話を廃止せず、電話業務を減らす方法はあるのでしょうか。
以下で、詳しくご紹介します。
「電話自動応答システム」を利用する
代表電話を廃止せず、効果的な代替手段として注目されているのが電話自動応答システム、通称「IVR（Interactive Voice Response）」です。
このシステムは、電話がかかってきた際に自動的に音声案内が行われ、ユーザーが選択したオプションに基づいて適切な情報提供や転送が行われる仕組みです。
IVRの利点は多岐にわたります。
まず、24時間365日いつでも対応可能であり、一次受けを社員が対応する必要がなくなります。
これにより、テレワーク時など柔軟な対応が可能です。
また、担当者への取次ぎをせずとも音声案内から窓口を選択できるので待ち時間も減り、顧客満足度を高めることが期待されます。
以下で電話自動応答システムについて、より詳しく解説しています。
代表電話を廃止せずに自動応答化させるならSUBLINE（サブライン）のIVR
様々なプラットフォームで電話自動応答システムを提供していますが、中でもおすすめなのは「SUBLINE（サブライン）のIVR」です。
以下で詳しく解説します。
SUBLINE（サブライン）のIVRとは？
SUBLINE（サブライン）のIVRは、自由にカスタマイズした自動音声で案内するため、24時間365日対応可能です。
カードを並べるだけなので、着信や転送はもちろんSMSの送信など、会社や部署に合わせたフローを作成することができます。
IVR専用の050番号を発行するため、その番号を代表番号として利用することが可能です。
また、専門スキルや長時間の研修なども不要なのでスムーズに導入することが可能です。
組織のニーズに合わせて、どなたでも手軽にカスタマイズできます。
SUBLINE（サブライン）のIVRは、ビジネスにおいて効果的なコミュニケーションツールとして広く活用できます。
IVR機能を活用することで、顧客対応の向上や業務効率の向上を実現できます。
まとめ
代表電話の廃止に伴うメリットとデメリットをご紹介しました。
従来の代表電話を廃止にすることによって、電話対応のために出社する必要がなくなる点や、事業の拡大・縮小に柔軟に対応できるようになる点など様々なメリットがありますが、一方で顧客やクライアントとの電話のやり取りがなくなることによる機械損失や、プライベート用の番号を公開する必要があるなど、廃止にすることによるデメリットもあります。
そこで、代表電話を廃止にせずデメリットを解決できるのが「電話自動応答システム」です。
自動応答システムは24時間365日いつでも対応が可能です。
代表電話を廃止せずとも、お客様との連絡の際に個別の番号を開示する必要がないため、個人の負担もありません。
企業はビジネスの特性やニーズに応じて、これらの選択肢を検討する必要が求められます。
代表電話の廃止で迷っている方は、ぜひ一度SUBLINE（サブライン）のIVRを検討してみてはいかがでしょうか？
好きなように応答フローを作成したり、電話をかけたり、自由にお試しいただけます。
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PROFILE
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株式会社インターパーク／SUBLINEプロジェクトリーダー・マーケティング担当
中途で株式会社インターパークに入社。
仕事で使う050電話アプリSUBLINE-サブライン-のカスタマーサポート担当としてアサイン。
カスタマーサポートを経て、現在は事業計画の立案からマーケティング担当として事業の推進・実行までを担当。
過去、学生時代には2年間の海外留学を経験。
